Diavana

Uppdraget

Diavana är ett diarieförings- och ärendehanteringssystem utvecklat för organisationer inom offentlig sektor, med syftet att effektivisera dokumenthantering, ärendeflöden och regelefterlevnad i en komplex verksamhetsmiljö.

Det befintliga systemlandskapet var fragmenterat, svårt att använda och saknade en enhetlig användarupplevelse, vilket skapade onödiga hinder i det dagliga arbetet.

Målet var att ta fram en genomarbetad helhetslösning – både visuellt och funktionellt – som stärker Diavanas position som en modern, säker och användarvänlig produkt anpassad för offentlig sektors särskilda krav.

Vad vi gjorde

Vi arbetade med produktdesign, interaktionsdesign och UI-utveckling med fokus på att skapa en robust och skalbar användarupplevelse.

Arbetet resulterade i:

• Ett intuitivt användargränssnitt som sänker inlärningströskeln
• En tydlig informationsarkitektur för komplexa processer
• Ett skalbart designsystem med komponentbaserad struktur
• Funktionella prototyper för test och validering med slutanvändare

Designstrategi & research

Arbetet grundades i en användarcentrerad process som inkluderade:

• Workshops och intervjuer med målgrupper inom kommuner och myndigheter
• Kartläggning av användarresor för centrala arbetsuppgifter
• Identifiering av prioriterade flöden för diarieföring, dokumentation och ärendehantering

Resultatet blev en lösning som:

• Minimerar kognitiv belastning
• Stödjer tydliga och konsekventa steg i ärendeprocesser
• Gör komplex information lättöverskådlig och hanterbar

Visuellt språk, tillgänglighet & komponentbibliotek

Vi etablerade ett visuellt system anpassat efter målgrupp och verksamhetskrav, med särskilt fokus på tillgänglighet.

Designsystemet omfattar:

• Typografi, färgschema och layoutregler med fokus på läsbarhet
• Återanvändbara komponenter för formulär, tabeller, statusindikatorer och dialoger
• Tillgänglighetsanpassning enligt WCAG-riktlinjer
• Stöd för anpassningsbara teman (exempelvis ljus/mörk)
• Justerbar textstorlek för förbättrad läsbarhet
• Möjlighet att välja alternativa typsnitt för ökad tillgänglighet

Genom att ge användaren kontroll över visuella inställningar säkerställs att systemet fungerar för olika behov, arbetsmiljöer och förutsättningar.

Det visuella uttrycket är sobert, strukturerat och funktionellt – utformat för att möta offentlig sektors krav på tydlighet, förtroende och långsiktighet.

Interaktionsdesign

För att förenkla komplex dokument- och ärendehantering utvecklade vi interaktionsmönster som:

• Steg-för-steg-flöden genom diarieföringsprocessen
• Kontextberoende hjälpsystem och vägledande gränssnitt
• Effektiva sök- och filtreringsfunktioner
• Visuella översikter och flödeskartor för ärenden

Arbetet inkluderade prototypning i Figma, användartester med slutanvändare samt iterativa förbättringar baserade på insikter från testerna.

Integration & flexibilitet

Lösningen togs fram med hänsyn till modern systemarkitektur och framtida integrationsbehov, med stöd för:

• API-baserade integrationer med befintliga verksamhetssystem
• Flexibel dataexport och kompatibilitet med etablerade standarder inom offentlig sektor
• Modulär struktur som möjliggör framtida funktionstillägg utan omfattande omarbetningar

Resultat

Den nya lösningen har gett Diavana ett visuellt och funktionellt ramverk som:

• Förbättrar användbarheten i verksamhetskritiska processer
• Skapar ett konsekvent och förtroendeingivande gränssnitt
• Effektiviserar dokument- och ärendehantering
• Lägger en stabil grund för framtida teknisk och funktionell utveckling

Resultatet är en modern, skalbar och användarcentrerad produkt som möter offentlig sektors krav på struktur, regelefterlevnad och långsiktig hållbarhet.